Privacyverklaring SAIB

Deze privacyverklaring beschrijft hoe TGS Group B.V. persoonsgegevens verwerkt via het SAIB-platform. SAIB is een digitaal platform waarop beveiligingsmedewerkers, opdrachtgevers en beheerders samenwerken voor onder andere sollicitaties, planning, documentbeheer, certificeringscontrole en kwaliteitsbewaking.

1. Inleiding

TGS Group B.V. verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, transparant en overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarbij verwerken wij niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk voor de hieronder beschreven doeleinden. Deze verklaring beschrijft achtereenvolgens voor wie de verklaring geldt, welke persoonsgegevens binnen SAIB worden verwerkt, met welke doelen en rechtsgrondslagen dat gebeurt, hoe lang gegevens worden bewaard, met wie gegevens worden gedeeld en welke rechten betrokkenen hebben.

2. Verantwoordelijke

TGS Group B.V., Industrieweg 82-M, 2651 BD Berkel en Rodenrijs. E-mail: info@tgsgroup.nl. Website: www.tgsgroup.nl. Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

3. Op wie is deze verklaring van toepassing

• Beveiligingsmedewerkers
• Opdrachtgevers
• Sollicitanten
• Bezoekers van de website
• Gebruikers van het SAIB-platform
• Leveranciers en zakelijke relaties

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Wij verwerken persoonsgegevens voor zover deze noodzakelijk zijn voor het gebruik van het SAIB-platform, de uitvoering van overeenkomsten, wettelijke verplichtingen, beveiliging, administratie en kwaliteitsbewaking. Afhankelijk van uw rol binnen of relatie tot SAIB kan het daarbij gaan om de onderstaande categorieën.

Identificatie

• Naam
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Nationaliteit
• Identiteitsbewijs (waar wettelijk toegestaan)
• Beveiligingspas
• Grijze pas
• ND-nummer

Contactgegevens

• Adres
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Werkgegevens

• Werkgever
• Werkervaring
• Diploma's
• Certificaten
• Opleidingen
• Kwalificaties
• Beschikbaarheid
• Talenkennis
• Rijbewijs
• Functieniveau

Financiële gegevens

• Bankrekeningnummer
• Factuurgegevens
• Loon- en betaalgegevens

Accountgegevens

• Gebruikersnaam
• Versleuteld wachtwoord
• Login-activiteiten
• IP-adres
• Apparaatgegevens

Documenten

• Identiteitsbewijs
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
• Diploma's
• Certificaten
• BHV-certificaat
• KvK-uittreksel
• Verzekeringsdocumenten
• Overige documenten die noodzakelijk zijn voor uitvoering van werkzaamheden

Locatiegegevens

Locatiegegevens worden alleen verwerkt indien noodzakelijk voor aanwezigheid, beveiligingsdoeleinden, toegangscontrole of de uitvoering van opdrachten.

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat, bijvoorbeeld wanneer de verwerking noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen, arbeidsomstandigheden of wanneer uitdrukkelijke toestemming is vereist en verkregen.

5. Doeleinden van de verwerking

• Registratie van gebruikers
• Uitvoering van overeenkomsten
• Sollicitatieprocedures
• Matching tussen opdrachtgevers en beveiligers
• Controle van diploma's en certificaten
• Planning
• Urenregistratie
• Facturatie
• Salarisadministratie
• Kwaliteitsbewaking
• Interne audits
• Naleving van ISO 9001-kwaliteitsnormen
• Naleving van SNA/NEN 4400-normen
• Beveiliging van systemen
• Fraudepreventie
• Wettelijke verplichtingen
• Communicatie met gebruikers

Beoordelingen binnen SAIB

Na afloop van een opdracht kunnen opdrachtgevers een beveiligingsmedewerker beoordelen. Deze beoordeling kan bestaan uit betrouwbaarheid, professionaliteit, gastvrijheid, representativiteit, een algemene beoordeling en een schriftelijke toelichting. De beoordelingen worden gebruikt om de kwaliteit van dienstverlening inzichtelijk te maken. TGS Group B.V. behoudt zich het recht voor om beoordelingen te controleren, aan te passen of te verwijderen wanneer deze onjuist, beledigend, discriminerend of in strijd met wet- en regelgeving zijn.

Werkervaring binnen SAIB

Binnen het profiel van een beveiliger kan algemene werkervaring worden weergegeven. Hieronder vallen bijvoorbeeld objectbeveiliging, evenementenbeveiliging, mobiele surveillance, receptiediensten, hospitality, CCTV, SOC, DJI en retailbeveiliging. Uit privacyoverwegingen worden GEEN namen van opdrachtgevers, locaties of vertrouwelijke bedrijfsinformatie openbaar weergegeven.

6. Rechtsgrondslagen

• Uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld voor registratie, planning, inzet en betaling
• Wettelijke verplichting, bijvoorbeeld fiscale, arbeidsrechtelijke of identificatieverplichtingen
• Gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging, kwaliteitsbewaking, fraudepreventie en beheer van het platform, voor zover de belangen of grondrechten van betrokkenen niet zwaarder wegen
• Toestemming, wanneer toestemming wettelijk vereist is. Een gegeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken, zonder dat dit gevolgen heeft voor eerdere rechtmatige verwerking

7. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.

Concrete bewaartermijnen

• Fiscale administratie: 7 jaar
• Arbeidsovereenkomsten: conform wettelijke termijnen
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afloop van de procedure, tenzij toestemming is gegeven om deze langer te bewaren
• Incidentregistraties: maximaal 5 jaar
• Beoordelingen: zolang het account actief is of zolang noodzakelijk voor kwaliteitsbewaking

8. Delen van persoonsgegevens

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met opdrachtgevers, salarisverwerkers, accountants, IT-leveranciers, hostingproviders, overheidsinstanties, certificerende instellingen en verzekeraars. Dit gebeurt uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de genoemde doeleinden, voor de uitvoering van een overeenkomst, op basis van een wettelijke verplichting of met toestemming wanneer die vereist is. Met partijen die persoonsgegevens namens TGS Group B.V. verwerken, worden verwerkersovereenkomsten gesloten waarin afspraken staan over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van persoonsgegevens.

9. Internationale doorgifte

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een passende grondslag en passende waarborgen bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een andere waarborg overeenkomstig de AVG.

10. Cookies en analytische gegevens

SAIB maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken voor het functioneren van het platform, beveiliging, statistieken, Google Analytics, Meta/Facebook Pixel en prestatieverbetering. Waar wettelijk verplicht vragen wij vooraf toestemming. Gebruikers kunnen hun cookievoorkeuren wijzigen of toestemming intrekken via de beschikbare instellingen, voor zover deze functionaliteit wordt aangeboden.

11. Beveiliging

• Encryptie
• SSL-beveiliging
• Versleutelde wachtwoorden
• Multifactor-authenticatie waar beschikbaar
• Logging
• Rolgebaseerde toegangsrechten
• Periodieke beveiligingscontroles
• Back-ups
• Monitoring

12. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben, binnen de grenzen van de AVG, recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, dataportabiliteit, bezwaar en intrekking van toestemming. Verzoeken kunnen worden gestuurd naar info@tgsgroup.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand. Wanneer een verzoek complex is of er meerdere verzoeken zijn ingediend, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. In dat geval informeren wij de betrokkene tijdig.

13. Klachten

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onjuist of onrechtmatig verwerken, verzoeken wij u eerst contact op te nemen met TGS Group B.V., zodat wij uw klacht kunnen beoordelen en waar nodig oplossen. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

TGS Group B.V. kan deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via het SAIB-platform en de website. Bij belangrijke wijzigingen zullen gebruikers hiervan op passende wijze op de hoogte worden gebracht.